VAD : la flexibilité avant tout !

Ratio de productivité en coût complet

Les coûts de personnels étant importants, on résume souvent la performance logistique à un ratio : nombre de colis, de lignes ou d’articles par personne, incluant ou non la maîtrise et les fonctions périphériques… Mais il est très difficile alors de faire des Benchmarks cohérents car il existe autant de façons de calculer ces ratios que d’entreprises. Deux sociétés réalisant 100 colis par jour et par personne peuvent cacher des réalités bien différentes.
Pour avoir un référentiel correct, nous préférons parler de coût colis complet. Comme dans un centre de profit, il inclut l’ensemble des coûts constituant le colis, soit :

• La main d’œuvre (directe, indirecte…)
• Les surfaces (au m2)
• Les consommables (sachets, cartons, calage, bande adhésive)
• Le matériel (convoyeurs, machines, amortissement et maintenance)
• L’informatique (amortissement et maintenance)
• …..

Seul le coût complet permet de comparer son activité à celle du marché. De plus c’est ce coût complet qui sera utile en cas d’étude d’externalisation.

Analyse du portefeuille de commandes

L’analyse du portefeuille de commandes et de l’activité est une phase importante de la mise en place d’une stratégie logistique. Suivant les typologies relevées, les modes d’organisation à mettre en œuvre pour atteindre le meilleur niveau de performance peuvent être très différents. De nombreuses entreprises ont des organisations trop déconnectées de la structure du portefeuille de commande et de l’activité, ce qui abaisse considérablement leur niveau de productivité. Récemment une simple modification d’organisation basée sur l’analyse du portefeuille à permis de gagner 40 % de productivité dans une entreprise de sous traitance logistique. Ceci est particulièrement vrai chez les VAD pur-players qui ont des actions commerciales très ciblées et en renouvellement permanent.
Notre recommandation : Mettrez en place des analyse fines du portefeuille de commandes et n’hésitez pas à faire du mapping (réimplantation des produits en picking) pour être en phase constante avec votre activité commerciale. Comme outils d’optimisation permanents, les moteurs d’ordonnancement vous seront d’une aide précieuse. Il ne faut pas limiter ces analyses au nombre de colis, de picks ou au classement ABC. Le volume et le poids unitaire des articles sont aussi des critères importants car ils influencent fortement la productivité.
La caractéristique première de la VAD est sa forte variabilité dans le temps, aussi bien en termes de volume de commandes (on peut constater des variations de 1 à 5 dans la même semaine) que d’articles (influence des promotions). C’est donc un challenge permanent de mettre en place les moyens adéquats pour répondre à ses clients dans des délais très courts.

Les différents modes d’organisation

1. Prélèvement par chariot :

C’est -apparemment- le plus simple à mettre en place car il nécessite peu de moyens. L’opérateur parcourt des allées implantées en picking (comme les courses au supermarché) et prélève manuellement les articles pour une ou plusieurs commandes sélectionnées lors du lancement de la préparation. On peut aller jusqu’à 32 commandes à la fois. Consolider les prélèvements sur des tables d’emballages permet de contrôler, d’emballer, éventuellement de caler et d’étiqueter les colis. Généralement, un convoyeur évacue les colis confectionnés vers un tri d’expédition. Ce mode d’organisation, quoique simple, peut devenir extrémement performent avec une forte adéquation aux commandes.

1. Prélèvement par zone avec gares :

Un convoyeur achemine les colis vides vers une ou plusieurs gares selon les produits à prélever. Des opérateurs sont postés à ces gares et prélèvent les articles pour chaque commande unitaire. Les opérateurs disposent d’un certain nombre de colis dans leur gare et les libèrent une fois le prélèvement effectué. En général, on trouve un contrôle pondéral sur le convoyeur de sortie et une fermeture automatique des colis. La liste de prélèvement est soit sur papier avec le colis, soit en « pick to light » avec des voyants lumineux déclenchés par la lecture code à barres du colis.

1. Prélèvement en masse multi commandes suivi d’un tri :

Un « moteur d’ordonnancement » regroupe plusieurs commandes selon certains critères et le prélèvement en stock se fait en une fois sur tous les articles. Un tri dirige les articles vers les commandes. Ce tri est réalisé soit par une machine munie d’antennes (ou gares),  soit en semi manuel avec des portiques, soit en manuel. En sortie de ces antennes, des opérateurs regroupent les articles en sachets ou en colis et apposent une étiquette de destination. Les colis sont alors triés par destinataire.

1. Picking en ligne :

Les colis passent devant des opérateurs côte à côte sur un convoyeur en continu. Chaque opérateur est en charge d’une zone et sur la base d’une lecture de la commande, il prélève les articles de sa zone pour les amener vers les colis. Après contrôle pondéral et fermeture automatique, les colis sont emportés vers une zone de tri transport (manuelle ou automatique).

1. Pick to belt :

Ce mode de préparation est particulier au carton complet ou à la préparation d’articles encombrants. Le prélèvement se fait sur palette et une étiquette d’expédition est apposée sur le colis. Le regroupement avec d’autres articles ne se fait que par l’envoi vers la même zone de tri.

1. Cross-dock :

C’est un mode particulier qui impose de recevoir une quantité précise d’articles déjà affectés à un groupe de commandes. Il est utilisé surtout pour réduire les passages à quai (produits frais par exemple) et s’apparente au mode 3 dans sa deuxième partie d’affectation aux commandes.

Construire sa stratégie

Règle N°1 : Il ne faut pas se tromper !…
Sur la base des analyses d’activités et surtout d’un plan à moyen terme (3 à 5 ans),  il convient de fixer les bases de la bonne organisation dès le départ. En effet, il est utopique de penser pouvoir changer de mode d’organisation d’une année sur l’autre. Une organisation suppose en effet une implantation physique (donc des investissements), un système d’information (structurant) et une conduite du changement nécessaire pour former les acteurs de l’organisation. Si surprenant soit t’il je rencontre beaucoup d’entreprises penalisées par des choix d’investissement lourds et pas suffisament réflechis. On arrive même à des pay-backs négatifs !… 

Règle N°2 : Partir de l’activité actuelle et des prévisions !…
Sur la base de l’analyse de l’activité commerciale et de la structure des commandes, il convient de simuler les différents modes d’organisations et les performances que l’on peut atteindre dans différentes configurations (activité forte, faible, moyenne) ; le coût colis variant fortement avec le niveau d’activité. Il conviend également d’inclure une prévision de croissance et surtout l’introduction éventuelle de produits lourds et encombrants. Ces simulations sont indispensables pour mesurer l’impact des goulots d’étranglement et surtout des postes fixes (par exemple, une organisation par convoyeur à gares sera pénalisée par les activités faibles et fortes car le personnel dans les gares est quasi fixe).

Règle N°3 : Ne pas trop rêver aux technologies innovantes !…
Attention à ne pas se lancer dans des aventures coûteuses et risquées en intégrant des technologies trop innovantes. Si une technologie nouvelle apporte des progrès dans certains domaines, les services marketing sont souvent très prompts à les transformer en solutions miracles pour dynamiser leur C.A. aux détriments des clients.

Règle N°4 : Préférer l’organisation fine à l’automatisation poussée !…
Souvent pour répondre à des soucis de productivité (baisse du coût colis), on n’imagine que la solution d’automatisation des processus. Ceci peut être un bien mais peut aussi avoir des conséquences indirectes (génération de goulots d’étranglement…). C’est pourquoi, avant de penser automatisme, il faut pousser à fond les organisations dans le détail. La productivité vient de la diminution de la fatigue des opérateurs. Alors travailler sur l’ergonomie, les déplacements, la saisie des articles, les postes et les conditions de travail apporte une productivité pérenne, parfois conséquente, moins coûteuse que l’automatisation (le secteur automobile a préféré améliorer l’ergonomie des postes d’assemblage avec la méthode MTM2, plutôt que de les automatiser).

Règle N°5 : Travailler d’abord l’implantation physique et l’organisation, puis adapter  le système d’information.
Pour construire une maison, on commence par les fondations. De même, toute organisation doit d’abord être bâtie et implantée physiquement avant de vouloir mettre un système d’information. Dans les faits, l’appel à des progiciels nous amène souvent à adapter l’organisation au S.I. plutôt que l’inverse.

Règle N°6 : La plus importante : Préférer les systèmes légers et flexibles à retour sur investissement rapide.
La logistique est le nerf de la guerre et l’on constate que dans les grandes batailles, la flexibilité l’emporte toujours sur les systèmes lourds et rigides. La plus grosse difficulté dans les entreprises de VAD est de disposer d’une organisation adaptée en permanence pour faire face à toutes les fluctuations du portefeuille de commande. Ce challenge ne peut se faire avec des rigidités liées à des investissements structurants et limitant la réactivité. Dans nos démarches, nous privilégions toujours l’étude de solutions simples et ayant un ROI (retour sur investissement) inférieur à un ou deux ans. C’est la meilleure façon de préserver l’avenir.