Traçabilité : La nécessité du séminaire « Langage commun ».

La mise en place de la traçabilité en entreprise trouve toujours une origine dans l’un de ces besoins mais l’on peut observer lors de l’avancement de l’analyse que souvent d’ autres besoins se font jour et peuvent prendre une importance sous estimé au départ. Le risque est alors une modification du périmètre du projet, un dérapage sur les coûts et les délais et même un enlisement général par une perte des objectifs d’origine…Un exemple : Dans une entreprise industrielle le projet initialisé par une meilleur gestion des flux s’est transformé en suivi de pièces de SAV car les consommateurs peu scrupuleux faisait passer en SAV des pièces ayant dépassés la garantie. Au bout du compte le projet s’est enlisé et s’est arrété.

Il est donc nécessaire (Et c’est vrai pour tout projet : Déploiement d’un ERP par exemple) de définir le périmètre précis à couvrir et de le faire valider par les utilisateurs. Plusieurs méthodes sont possibles mais basé sur notre expérience et un souhait de pragmatisme nous recommandons la méthodologie ciblé sur le séminaire « Langage commun ». Cette méthodologie s’initialise classiquement par les interviews des différents acteurs de l’entreprise concerné, les constats d’observations, les objectifs fixés par la direction. Tout ceci sera mis en forme pour préparer ce séminaire ou la règle de base est que chacun doit s’exprimer en détail sur sa perception du sujet et ses besoins. On constate rapidement la nécessité d’un « vocabulaire commun ». On va crée lors de ces cessions de travail un glossaire afin que les mêmes termes ne cache pas des réalités ou des besoins différents. Mais également sur les différents aspects opérationnels on devra creuser en détails les modes de fonctionnements futurs : Un exemple l’utilisation ou non des étiquettes code à barre posées par les fournisseurs lors de leur expéditions. Ceci peut paraître tout simple mais a l’arrivé si on n’a pas tranché ( Ou mal tranché) ce sujet on peut arriver à des impasses. Le but du séminaire « Langage commun » est aussi de soulever des évidences qui sont moins évidentes lors du débat en commun. Il faut a se séminaire avoir les personnes de tous les services qui peuvent être touché par ce sujet ( Lors de l’un d’entre eux il y avait même le juriste de l’entreprise afin de valider les contrats futurs dans le respect des besoins exprimés : avec le glossaire joint en annexe au contrat). Ce séminaire dure un jour ou deux et doit faire l’objet d’un compte rendu détaillé.

Des utilisateurs parlent :

« Ce que l’on a obtenu avec le séminaire du « langage commun est une adhésion totale des acteurs par rapport au projet qui est devenu d’entreprise et non plus celui d’une personne. On a vraiment eu une démarche participative ou tout le monde s’est exprimé »
« Les collaborateurs ont adhéré au projet car ils ont entendu un langage différent de ce qu’ils ont l’habitude d’avoir au quotidien. Le temps passé a définir un vocabulaire commun est très utile car ensuite on s’appuis tous dessus. »
« Ce séminaire est utile aussi bien dans le fond que dans la forme. Il a fédéré les équipes »